7.1. Классификация торгово-закупочных систем

 

Системы электронной коммерции в корпоративном секторе традиционно делятся на:

* торгово-закупочные системы;

* корпоративные представительства в Интернете;

* виртуальные предприятия;

* Интернет-инкубаторы;

* мобильная коммерция.

Наибольшее распространение в корпоративном секторе получило поддержание торгово-закупочных операций. В итоге вся деятельность компании заключается в закупке исходных материалов, их переработке в товары или услуги, поставке готовых решений потребителям. Основной объем операций на электронных рынках приходится именно на торгово-закупочные системы. В США в 2003 году оборот этого рынка составил 1,5 трлн. долл.

Системы электронной коммерции в этом секторе предназначены для поддержания бизнес-отношений между поставщиками и потребителями и призваны решать задачи сбыта и материально-технического снабжения.

К торгово-закупочным системам относятся:

- системы управления закупками (e-procurement);

- системы полного цикла сопровождения поставщиков (SCM-систе-мы);

- системы управления продажами (e-distribution);

- системы полного цикла сопровождения потребителей (CRM-систе-мы);

- отраслевые (вертикальные) электронные торговые площадки (eMarketplace);

- многоотраслевые (горизонтальные) электронные торговые площадки (e-market).

 

7.2. Основные этапы процесса электронной торговли в торгово-закупочном секторе

 

Регистрация.

На этом этапе заключается договор между участником торговой системы и ее провайдером, касательно соблюдения установленных в системе правил торговли и проведения процедур платного обслуживания. Покупатели и продавцы регистрируются, указывая свои реквизиты, после чего получают уникальный идентификатор и пароль. 

Размещение и поиск информации.

Центральное звено этого этапа – каталог продукции, представляющий собой структурированный классификатор продукции в форме дерева, ветвями которого являются товарные группы, а листьями – конкретные товары со всеми характеристиками. Каталог реализован на основе многотабличной БД с пользовательским интерфейсом построения выборок (компания строит свои списки товаров, отобранные по заданным характеристикам) и каталог обычно содержит стандартные поля для описания предложения: название товара, базовая цена, характеристики товара, способы платежей и пр. Наиболее эффективный способ получения информации – подписка на информацию с доставкой по электронной почте. Пользователь задает требуемые характеристики товара и при каждом существенном изменении каталога (появлении или исчезновении товара, соответствующего заданным характеристикам) ему предоставляется необходимая информация.

Покупка- продажа продукции.

Возможны три принципиально разных варианта: определение приемлемого предложения по каталогу, когда собственно в результате поиска по каталогу покупатель находит заинтересовавший его товар, связывается с продавцом и переходит к процессу заключения сделки; объявление продавцом торгов на продажу, а покупатели участвуют в объявленных торгах, в результате выигрывающая торги сторона связывается с продавцом и переходит к процессу заключения сделки; объявление покупателем собственных торгов на закупку, здесь покупатель средствами торговой системы уведомляет неограниченный (открытые торги) или ограниченный (закрытые торги) круг потенциальных продавцов (поставщиков) о намерении приобрести партию продукции на определенных условиях (срок проведения, желаемая цена, партия и пр.).

Определение сторон сделки.

После проведения торгов или иных процедур согласования условий сделки стороны через систему электронных торгов получают координаты друг друга.

Заключение сделки.

Осуществляется электронным способом с использованием механизма электронной подписи, гарантирующим исполнение договорных обязательств сторонами. При заключении сделок снизить риск их невыполнения можно с помощью страхования сделок или анализа публикуемых рейтингов и отзывов.

 

7.3. Характеристики торгово-закупочных Интернет-систем

 

7.3.1. Система управления закупками в электронной коммерции

 

7.3.1.1. Функции и элементы системы управления закупками

 

Такие системы позволяют работать как с внешними каталогами и электронными торговыми площадками, так и с внутренними базами каталогов предприятия. Если речь идее о крупном, территориально распределенном предприятии – корпоративные системы закупки являются самым эффективным средством централизованных закупок. Интеграция позволяет предприятию оптимизировать закупочную стратегию, осуществлять взаимодействие с поставщиками непосредственно со своего Интернет-сайта (т.е. все контакты и коммерческие предложения по поводу закупок проходят в электронной форме), предоставить возможности глобальных контактов: публикаций потребностей в материально-технических ресурсах, поиска поставщиков, организации тендеров, а также предоставляет множество сопутствующих сервисов (например, направление уведомления о планах пополнений производственных запасов). В автоматизированном режиме выполняются функции:

o  Менеджерами отдела снабжения генерируются заявки на закупку материалов, сырья, комплектующих для производства; запчастей и услуг для оборудования; офисных принадлежностей  и т.д.;

o  Фиксируются поступающие заявки, которые по мере необходимости одобряются, корректируются или отвергаются субъектом снабжения;

o  Руководителем снабжения санкционируются платежи выбранным по результатам тендера[1] или выбранным по иным процедурам поставщикам;

o  В Интернете публикуется информация о потребностях компании, планируемых тендерах и эта информация рассылается всем зарегистрированным поставщикам, т.е. менеджер, отвечающий за организацию процесса закупок, применяет своего рода систему глобального оповещения;

o  Анализируется информация от поставщиков, менеджер, отвечающий за организацию процесса закупок, на основе результатов аналитики выбирает приемлемые варианты по заранее установленным критериям (цена, условия поставок, репутация поставщика и проч.);

o  Проводятся торги на закупку, эту процедуру в общем виде мы рассматривали чуть раньше. Организация таких торгов – функция менеджера по закупкам.

Основные элементы системы управления закупками: база данных зарегистрированных поставщиков; единый каталог продукции поставщиков; система электронного документооборота; система тендерных торгов; система совместных закупок[2]; платежная система; система кредитования и страхования сделок; система управления логистикой; модуль интеграции с различными учетными системами поставщика и покупателя[3]; система безопасности данных.

 

7.3.1.2. Положительные эффекты при использовании электронных систем управления закупками

 

Положительные эффекты при использовании электронных систем управления закупками включают в себя:

o  Снижение расходов на организацию закупок на предприятии. По оценкам аналитиков американской компании AMR Research, стоимость обработки и выполнения заказов составляет 70-90% всей стоимости закупки. При этом использование электронных систем управления закупками позволяет снизить расходы на закупку на 5-50%. Например, Ford Motor Company при проведении закупок через электронную систему снабжения сократила расходы на обработку одного заказа с 300 до 15 долл., что позволило в 2001 году сэкономить на закупке материалов около 350 млн. долл.

Такая экономия происходит из-за укорачивания длительности цикла закупок, уменьшения затрат на документооборот, а главное – из-за снижения стоимости закупаемых товаров/услуг за счет автоматизации тендерных торгов[4].

o  Существенное повышение уровня контроля над закупками. Процесс снабжения предприятия всегда достаточно трудно регламентировать и контролировать. Здесь существует очень много "лазеек” дающих возможность для злоупотреблений сотрудникам, занятым в организации и регулировании процесса снабжения. При автоматизации процесса – управление закупками становится прозрачным, возможность злоупотреблений резко снижается. Скажем, с помощью электронных систем управления закупками руководитель предприятия может достаточно легко отследить нечистоплотных работников, которые в ущерб предприятию продолжают закупать продукцию по высоким ценам у сложившихся партнеров[5]. 

o  Существенное увеличение выбора закупаемых товаров.

o  Значительное повышение производительности труда менеджеров-снабженцев. Как правило, менеджер работающий по традиционной схеме, способен осуществить не более 20 содержательных телефонных звонков в день. С помощью электронной системы он получает возможность размещать или рассылать предложения о закупке тысячам поставщиков одновременно, изучать поступившие от них встречные предложения и выбирать оптимальные для предприятия условия поставки.

 

7.3.2. Система управления закупками

 

7.3.2.1. Управление SСM-системой

 

Развитием систем управления закупками является система полного цикла сопровождения поставщиков SCM.

SCM (supply chain management/управление цепочками снабжения) – концепция планирования и управления процессами снабжения, которая обеспечивает координацию и контроль деятельности всех участников цепочки снабжения.

SCM-система – интегрированная электронная информационная система реализующая концепцию SCM.

Цель внедрения систем класса SCM – повышение прибыльности компании путем улучшения ее конкурентоспособности, значительного снижения затрат на закупки и логистику.

В общем виде управление цепочками снабжения осуществляется так:

7.3.2.2. Основные задачи решаемые SCM-системами

 

1.     Закупки и снабжение производства. Как видно из приведенной схемы основная задача, решаемая SCM-системой – организация взаимодействия с поставщиками: их поиск, оформление заказов, взаиморасчеты, координация работы с разными поставщиками и т.д. С этой точки зрения SCM-системы совершенно необходимы предприятиям, выпускающим сложную продукцию, имеющим множество поставщиков и Интернет-магазинам, не имеющим собственных складских помещений и вынужденных работать с другими торговыми организациями, реализуя их товар. Здесь же стоит упомянуть следующие моменты.

Во-первых, в SCM-системах очень часто функции менеджера по закупкам берет на себя программа (робот-снабженец, виртуальный агент). Программа строит прогнозные сценарии для адекватного планирования производства; обрабатывает и анализирует переменные внешней среды для необходимых закупок. Робот-снабженец выполняет поиск контрагентов, составляет, заключает и принимает к исполнению договора. Естественно, что такая автоматизация здорово облегчает жизнь людям менеджерам по закупкам и существенно повышает производительность их труда. Компании, использующие системы управления цепочками поставок могут сокращать циклы выполнения заказов на 30-50%.

Во-вторых, названные задачи взаимодействия с поставщиками (поиск, оформление заказов взаиморасчеты) часто осуществляются при помощи специальных электронных торговых площадок (о них - ниже). Чаще всего, на стороне покупателя устанавливается специальное ПО, позволяющее подключаться к площадке и формировать заказы.

2.      Управление складами. SCM-система позволяет отслеживать размещение товара на каждом складе и предоставлять данные об этом. Фактически с ее помощью можно контролировать  все складские процессы: подготовка склада; прием товара на хранение; отпуск товара со склада; оптимальное планирование размещения товаров по складам. По разным оценкам компании, использующие системы управления цепочками поставок сокращают складские запасы на 25-60%.

3.      Управление транспортными операциями и их оптимизация. Эта стандартная подсистема SCM позволяет рассчитывать стоимость перевозки грузов разными транспортными средствами, таможенные затраты, стоимость погрузочно-разгрузочных работ для оптимизации транспортных маршрутов. По разным оценкам компания может сократить свои транспортные расходы на 20%. Одна из задач подсистемы управления транспортными операциями – оперативно информировать менеджера о нахождении товара и сроках его доставки. Схема при которой клиент точно знает местонахождение и статус груза, делает отношения поставщика и получателя прозрачными и повышает лояльность заказчиков.

 

7.3.3. Система управления продажами (e-distribution)

 

7.3.3.1. Структура e-distribution системы

 

Система позволяет предприятию оптимизировать работу с дилерской сетью[6] и конечными потребителями продукции предприятия.

Рассмотрим процесс общения производителя со своими дилерами или дилера со своими агентами по продажам при помощи системы e-distribution. Если дилер или агент собирает заказы на необходимую продукцию в режиме  off-line, то затем он входит в Сеть, на сайт своего поставщика и выбирает необходимые товарные позиции. Одновременно в автоматическом режиме оформляются все необходимые сопроводительные документы. 

Структура дистрибьюторской системы в сетевой экономике

При работе дилеров или агентов в on-line режиме согласование данных о складских остатках, времени поставки и т.д. осуществляется автоматически в момент предъявления спроса конечным покупателем. Время на выполнения заказа в таком случае, сокращается еще больше.

 

7.3.3.2. Основные элементы системы управления продажами

 

Система управление продажами, должна функционировать совместно с системой управления закупками, системой управления производством.

Основные элементы системы e-distribution включают в себя: система управления электронным каталогом с прайс-листами, персонализированными для каждой группы потребителей; база данных зарегистрированных клиентов; система документооборота; система управления логистикой; платежная система; система кредитования и страхования сделок; модуль интеграции с бек-офисом: учетными системами[1], системами управления производством[2],  системами управления закупками; система безопасности данных.

Положительные эффекты при использовании электронных систем управления продажами:

o  Снижение расходов на организацию продаж на предприятии. Согласно информации из разных источников после внедрения систем электронных продаж операционные затраты снижаются на 15-20%.

o  Повышение качества обслуживания покупателей. Автоматическая выписка сопровождающих документов уменьшает число ошибок и время выполнения заказов покупателя. Телекоммуникационные каналы позволяют продавцу и потребителю оперативно обмениваться информацией и согласовывать условия сделок. Кроме того, налаженная сеть прямых продаж, поддерживаемая электронной системой управления продажами, помогает компании при проведении различных маркетинговых мероприятий по привлечению клиентов.

o  Снижение цены продукции. Отказ от услуг посредников (дезинтермедиация) снижает цену продукции и делает ее привлекательной для потребителя.

o  Значительное повышение производительности труда менеджеров-продав-цов. Речь идет все о том же автоматическом формировании сопроводительных документов, о массовой рассылке предложений постоянным покупателям (дистрибьюторам) и прочих автоматизированных процессах для поддержания рутинных операций.